Amit egy ajánlatkérés előtt érdemes tisztázni

A költséget elsősorban a szükséges szolgálati idő és létszám határozza meg, de számít a helyszín megközelíthetősége, a nappali vagy éjszakai munkavégzés, a feladat összetettsége, a szükséges eszközök, a helyettesítés, az ellenőrzés és a dokumentáció is.

Két azonos óradíj mögött eltérő szolgáltatási tartalom lehet. Az egyik ajánlat tartalmazhat helyszíni betanítást, helyettesítést, vezetői ellenőrzést és részletes jelentést, míg a másik csak az őr jelenlétét. Az ajánlatok összehasonlításakor ezért nem elég az óradíjat nézni. Azt is tisztázni kell, mi szerepel benne, és milyen további költségek jelenhetnek meg.

A terület nagysága önmagában nem mutatja meg a kockázatot. Fontos a bejáratok száma, a személy- és járműforgalom, a tárolt érték, a nyitvatartás, a meglévő technikai védelem és a korábbi események.

A felmérésen az is kiderül, hogy milyen helyszíni intézkedés várható el az őrtől, hol vannak a kritikus pontok, és milyen dokumentációra van szükség. Ezek nélkül könnyű túl magas vagy túl alacsony létszámot tervezni. A helyszíni bejárás célja nem az, hogy minden esetben több szolgáltatást javasoljunk, hanem hogy arányos megoldás szülessen.

Az ajánlatadáshoz kapcsolódó előzetes helyszíni bejárás lehet díjmentes. Ennek célja a feladat megismerése és a szolgáltatási javaslat elkészítése.

A részletes biztonsági audit ettől külön szolgáltatás. Az audit mélyebb folyamatvizsgálatot, dokumentumok áttekintését és írásos intézkedési tervet is tartalmazhat.

A kezdés függ a helyszíntől, a szükséges létszámtól, a munkarendtől, a képesítési és felszerelési igénytől, valamint attól, mennyi idő szükséges a helyszíni betanításhoz és az őrutasítás elkészítéséhez.

Sürgős esetben lehet gyorsított szervezés, de nem szakmailag helyes minden feladatra azonos határidőt ígérni. A túl gyors indulás kockázata, hogy a munkatársak nem ismerik megfelelően a helyszínt, az értesítési rendet vagy a belépési szabályokat. Reális kezdési időpontot az első egyeztetés után lehet megadni.

A vállalt feladatokat és a felelősség kereteit írásos szerződésben kell meghatározni. A felelősség nem általános, korlátlan ígéret, hanem a szolgáltatás tartalmához, a szerződéshez, a biztosítás feltételeihez és a konkrét eseményhez kapcsolódik.

Ezért a „100% anyagi felelősség” megfogalmazás helyett pontosabb a „szerződésben meghatározott felelősségvállalás”. A megbízónak az ajánlat és a szerződés áttekintésekor azt kell ellenőriznie, milyen feladatok szerepelnek benne, milyen esetekre terjed ki a felelősség, és milyen együttműködési kötelezettsége van a saját oldalán.

A helyszíntől függően készülhet őrnapló, eseményjelentés, belépési vagy járműnyilvántartás, kulcskezelési lap, műszakátadási dokumentum és járőrellenőrzési feljegyzés.

Nem minden objektumnál kell minden dokumentumot használni. A cél az, hogy a vállalt feladatok, az eltérések, az értesítések és az intézkedések visszakövethetők legyenek. A túl sok, de érdemi információt nem tartalmazó adminisztráció ugyanúgy rossz, mint a hiányos dokumentáció. A felmérés során ezért azt is meg kell határozni, milyen jelentésre van ténylegesen szüksége a megbízónak.

Egy jó őrutasítás a helyszín napi működését fordítja le egyértelmű feladatokra. Tartalmazza a belépési rendet, a járőrútvonalakat, az ellenőrzési pontokat, a kulcskezelést, az értesítési láncot, a műszakátadást és a dokumentációt.

Nem elég azt írni, hogy az őr „ellenőrzi az objektumot” vagy „intézkedik rendkívüli eseménynél”. Pontosan meg kell határozni, mit ellenőriz, milyen eltérésnél kit értesít, mit rögzít, és milyen esetben nem járhat el önállóan. Az őrutasítást a helyszín vagy a működés változásakor frissíteni kell.

A portaszolgálat jellemzően recepciós, tájékoztatási, beléptetési és adminisztratív feladatokat lát el. Az objektumvédelem ezen túl járőrözést, kockázati pontok ellenőrzését, eseménykezelést és biztonsági dokumentációt is tartalmazhat.

A két feladat egy helyszínen össze is kapcsolódhat, de az őrutasításban világosan el kell választani a recepciós, üzemeltetési és vagyonvédelmi teendőket. Ha az őr egyszerre telefonál, vendéget fogad, csomagot vesz át és járőrözik, meg kell vizsgálni, hogy a feladatok ténylegesen elláthatók-e egy emberrel.

A technika jól észlelhet, jelezhet és rögzíthet, de önmagában nem minden esetben képes helyszíni döntést hozni vagy intézkedni.

Alacsonyabb kockázatú, kevés forgalmú helyszínen kamera, riasztó és időszakos járőrözés is elegendő lehet. Folyamatos beléptetés, gyakori helyszíni döntés, nagy érték vagy rendszeres emberi jelenlét esetén élőerős őrzésre lehet szükség.

A helyes kérdés nem az, hogy ember vagy technika, hanem az, hogy mely feladatot melyik megoldás látja el hatékonyabban. Sok helyszínen a kettő összehangolt működése ad arányos védelmet.

Autós őrzésnél a jármű a helyszíni szolgálat része. Az őr a védett területen tartózkodik, és a járművel járja be a kijelölt pontokat.

Járőrszolgálatnál a munkatárs meghatározott időközönként érkezik a helyszínre, elvégzi az ellenőrzést, majd továbbhalad. Ez nem jelent folyamatos jelenlétet.

Az ajánlatban egyértelműen szerepelnie kell, melyik szolgáltatásról van szó, hány ellenőrzést tartalmaz, milyen időszakban történik, és milyen intézkedés követi az észlelt eltérést.

A két szolgáltatás más problémát kezel. Az autós őrzés nagy, változó vagy nehezen megközelíthető terület gyorsabb bejárását teszi lehetővé. A kutyás szolgálat elkülönített, jellemzően éjszakai területen adhat erősebb észlelési és visszatartó jelenlétet.

A kutyás őrzéshez megfelelő kerítés, járható útvonal, biztonságos területhasználat és rendezett személyforgalom szükséges. Autós őrzésnél az útviszonyokat, az ellenőrzési pontokat és a jármű mozgását kell megtervezni. A helyszíni felmérés mutatja meg, melyik szolgáltatás indokolt.

Az ellenőrzés módja lehet vezetői helyszíni kontroll, dokumentáció-ellenőrzés, műszakátadás vizsgálata, járőrpontok visszakövetése és rendszeres megbízói egyeztetés.

A lényeg nem az ellenőrzések száma, hanem hogy a hibák és eltérések kiderüljenek, és legyen következményük. Ha egy feladatot rendszeresen nem lehet elvégezni, meg kell vizsgálni, hogy az őr teljesítménye, az utasítás, a létszám vagy a helyszín működése okozza-e a problémát.

A szolgáltatónak helyettesítési renddel kell rendelkeznie. A szerződésben érdemes tisztázni, hogyan biztosítják a váltást betegség, szabadság vagy váratlan kiesés esetén, és ki értesíti a megbízót.

A helyettesítés nemcsak létszámkérdés. Az érkező munkatársnak ismernie kell a helyszíni utasítást, a kapcsolattartókat, a kulcskezelést és a rendkívüli események eljárásrendjét. Ha a helyettesítő csak fizikailag jelen van, de nem ismeri a feladatot, a szolgálat minősége nem biztosított.

Nincs. A Viking Security nem kommunikál folyamatosan aktív ügyfélszolgálati vonalat vagy diszpécserközpontot.

A szolgáltatások elérhetőségét, az értesítési rendet és a kijelölt kapcsolattartókat minden megbízásnál külön kell meghatározni.

A Viking Securitynek több településen és eltérő régiókban vannak vagy voltak megbízásai. A konkrét feladat vállalhatóságát azonban minden esetben külön kell egyeztetni.

Számít a helyszín, a szükséges létszám, a szolgálat időtartama, a munkarend, a kezdési határidő és az, hogy rendelkezésre áll-e megfelelő helyi állomány. Járőrszolgálatnál a földrajzi távolság különösen fontos, ezért nem szabad általános országos reakcióidőt ígérni.

Hasznos megadni:

• a helyszín települését és típusát;
• a terület hozzávetőleges méretét;
• a kívánt szolgálati időt;
• a személy- és járműforgalmat;
• a védendő értékeket;
• a meglévő kamerát, riasztót vagy beléptetőrendszert;
• a korábbi eseményeket;
• a tervezett kezdést.

Ezek nem helyettesítik a bejárást, de lehetővé teszik, hogy az első egyeztetés már a valós feladatról szóljon.