A vagyonvédelmi munkatárs a szolgálat során belépést engedélyezhet, árumozgást ellenőrizhet, kulcsot kezelhet, szabálytalanságot dokumentálhat vagy érzékeny információhoz férhet hozzá. Ezekben a helyzetekben már egy kisebbnek tűnő személyes szívesség vagy ellenszolgáltatás is veszélyeztetheti a megbízó biztonságát és a szolgálat hitelességét.

A Viking Security nem fogadja el a vesztegetést, a jogtalan előny nyújtását vagy elfogadását, a szolgálati jogosultsággal való visszaélést és az eltitkolt összeférhetetlenséget.

Mi minősül jogtalan előnynek?

Jogtalan előnynek minősülhet minden olyan pénz, ajándék, kedvezmény, szolgáltatás, ígéret vagy személyes szívesség, amelynek célja vagy várható hatása a szolgálati döntés befolyásolása. Tilos előnyt kérni, elfogadni, ajánlani vagy közvetíteni különösen azért, hogy valaki:

ellenőrzés nélkül beléphessen;
jogosulatlanul egy védett területen maradhasson;
árut vagy eszközt megfelelő dokumentáció nélkül kivihessen;
egy szabálytalanságot ne kelljen jelenteni;
egy ellenőrzési pontot kihagyhasson;
belső információhoz jusson;
kamerafelvételt, belépési adatot vagy dokumentumot szerezhessen meg;
kedvezőbb szolgálati beosztást vagy beszállítói döntést kapjon;
valótlan dokumentációhoz jusson.

A tilalom közvetett előnyre is vonatkozik, például akkor, ha az előnyt a munkatárs hozzátartozójának vagy kapcsolt vállalkozásának ajánlják fel.

Ajándékok és vendéglátás

A szolgálati helyen készpénz, pénzhelyettesítő eszköz vagy személyes ellenszolgáltatás nem fogadható el. A szokásos üzleti udvariasság körébe tartozó, csekély jelentőségű figyelmesség csak akkor fogadható el, ha:

nem kapcsolódik folyamatban lévő döntéshez vagy ellenőrzéshez;
nem kelti befolyásolás látszatát;
nem sérti a megbízó szabályait;
nem rendszeres;
nyíltan vállalható;
elfogadása a belső szabályok szerint megengedett.

Kétség esetén az ajándékot nem szabad elfogadni, vagy előzetesen vezetői állásfoglalást kell kérni. A konkrét értékhatárt és a bejelentési rendet a belső szabályzat határozza meg.

Összeférhetetlenség

Összeférhetetlenség állhat fenn, ha egy munkatárs vagy vezető személyes érdeke befolyásolhatja a Viking Security vagy a megbízó érdekében meghozandó döntést. Bejelentendő lehet különösen:

közeli hozzátartozói kapcsolat beszállítóval vagy megbízói döntéshozóval;
tulajdonosi vagy pénzügyi érdekeltség egy partnerben;
másik vagyonvédelmi vállalkozásban fennálló érdekeltség;
magánjellegű tartozás vagy követelés egy érintett személlyel szemben;
személyes konfliktus egy vizsgálatban érintett személlyel;
olyan mellékfoglalkozás, amely üzleti titok vagy ügyfélérdek sérelmével járhat.

Az összeférhetetlenség fennállása nem feltétlenül szabályszegés. A helyzetet fel kell tárni, dokumentálni kell, és szükség esetén más személyre kell bízni az adott döntést vagy feladatot.

Beszállítói és alvállalkozói döntések

Beszállító vagy alvállalkozó kiválasztása nem alapulhat személyes előnyön, családi kapcsolaton vagy nem dokumentált szívességen. A döntés során a feladathoz kapcsolódó szempontokat kell értékelni, például a szükséges engedélyeket és jogosultságokat, a szakmai kapacitást, a szolgáltatási tapasztalatot, a jogszerű foglalkoztatást, a biztosítást, az árat és a szerződéses feltételeket, az adatvédelmi és titoktartási képességet, valamint a korábbi teljesítést.

Az értékelési szempontok nem minden megbízásnál azonosak, de a döntésnek utólag is indokolhatónak kell lennie.

Könyvelés és dokumentáció

Tilos valótlan számla, fiktív teljesítésigazolás, visszadátumozott dokumentum vagy nem teljesített szolgáltatás elszámolása. A teljesítésigazolásnak ténylegesen elvégzett és ellenőrizhető szolgáltatáson kell alapulnia. A szolgálati létszámot, időtartamot vagy elvégzett feladatot nem szabad azért valótlanul feltüntetni, hogy a számlázás vagy az elszámolás kedvezőbb legyen.

Bejelentés és következmények

A korrupció, jogtalan előny vagy összeférhetetlenség gyanúját a munkatárs jelentheti közvetlen vezetőjének, a szakmai vezetőnek, vagy a visszaélés-bejelentési csatornán. Ha a közvetlen vezető érintett, másik csatornát kell választani. A jóhiszemű bejelentőt a bejelentés miatt nem érheti megtorlás.

A bejelentést pártatlanul, a rendelkezésre álló bizonyítékok alapján vizsgáljuk meg. A vizsgálat során védeni kell a bejelentő személyazonosságát, az érintett személy tisztességes eljáráshoz fűződő jogát, az üzleti és személyes adatokat, valamint a bizonyítékok sértetlenségét. Bizonyított szabályszegés esetén munkajogi, szerződéses, kártérítési vagy hatósági intézkedés válhat szükségessé.