A vagyonvédelmi szolgálat minősége nem állapítható meg pusztán abból, hogy az előírt időpontban tartózkodik-e őr a helyszínen. A megfelelő teljesítéshez tudni kell, hogy a munkatárs megkapta-e a szükséges információkat, elvégezte-e a kijelölt ellenőrzéseket, megfelelően kezelte-e az eseményeket, és pontosan vezette-e a dokumentációt.

A Viking Security szolgálatellenőrzési rendszere a helyszíni felméréstől az eltérések javításáig követi a szolgáltatást.

Helyszíni felmérés

A szolgáltatás megtervezése előtt megismerjük az objektum működését és a feladat szempontjából lényeges körülményeket. A felmérés kiterjedhet a védendő területekre és értékekre, a be- és kilépési pontokra, a személy- és járműforgalomra, a nyitvatartási vagy működési időre, a korábbi biztonsági eseményekre, a technikai rendszerekre, a kulcs- és kártyakezelésre, a különösen veszélyeztetett időszakokra, a hatósági vagy belső előírásokra, valamint a jelentési és kapcsolattartási rendre.

A felmérés célja nem az, hogy minden esetben a legnagyobb létszámú szolgálatot javasoljuk, hanem az, hogy a tényleges kockázathoz illeszkedő megoldás készüljön.

Szolgálati javaslat

A felmérés alapján javaslatot készítünk a szolgáltatás típusára, időtartamára, létszámára és ellenőrzési rendjére. A javaslatban egyértelművé tesszük:

mit vállal a Viking Security;
mely feladat marad a megbízó felelőssége;
milyen technikai vagy szervezési feltétel szükséges;
milyen események esetén kell intézkedni;
milyen esetekben szükséges hatóságot értesíteni;
hogyan történik a dokumentáció és a visszajelzés.

Szerződés és őrutasítás

A szolgáltatás lényeges feltételeit írásos szerződésben rögzítjük. Az őrutasítás a szerződéshez igazodva határozza meg a helyszíni végrehajtást; nem írhatja felül a szerződést vagy a jogszabályokat. A szerződés és az őrutasítás közötti ellentmondást a szolgálat megkezdése előtt rendezni kell.

Szolgálatindítás

A szolgálat indulásakor ellenőrizzük, hogy rendelkezésre áll-e a jóváhagyott feladatmeghatározás, a megfelelő létszám, a jogosultsággal rendelkező állomány, a szolgálati beosztás, a helyszíni kapcsolattartó, a szükséges felszerelés, a szolgálati dokumentáció, a kulcs, kártya vagy hozzáférés, a jelentési és eszkalációs rend, valamint a munkavédelmi és tűzvédelmi tájékoztatás. Ha valamely alapvető feltétel hiányzik, azt dokumentáljuk, és a felelős vezetőt — szükség szerint a megbízót — tájékoztatjuk.

Szolgálatellenőrzés

Az ellenőrzés gyakoriságát és módját a kockázathoz és a szerződéshez igazítjuk. Az ellenőrzés vizsgálhatja a munkatárs jelenlétét, az egyenruhát és azonosíthatóságot, a szükséges igazolvány meglétét, az őrutasítás ismeretét, a szolgálati dokumentációt, a járőrellenőrzések végrehajtását, a kulcsok és eszközök meglétét, a munkavégzésre alkalmas állapotot, a rendkívüli események kezelését és a szolgálatátadás szabályosságát.

Az ellenőrzés célja nem kizárólag a hibakeresés. A helyszíni tapasztalatok alapján az is megállapítható, ha az eredeti feladatmeghatározás módosítása szükséges.

Eseményjelentés

Rendkívüli vagy lényeges eseményről a meghatározott jelentési rend szerint adunk tájékoztatást. Az eseményjelentésnek tartalmaznia kell az esemény helyét és időpontját, az észlelés módját, a tényszerűen megállapítható körülményeket, az érintetteket, a megtett intézkedést, az értesített személyeket, a rendelkezésre álló bizonyítékokat és a további szükséges intézkedést. A jelentésben el kell különíteni a bizonyított tényt, a munkatárs saját észlelését és más személy közlését.

Eltéréskezelés és javító intézkedés

Eltérés lehet például az elmulasztott járőrözés, a hiányos napló, a késedelmes szolgálatváltás, a lejárt jogosultság, a hiányzó kulcs vagy felszerelés, a nem megfelelő kommunikáció, a helytelen adatkezelés vagy az őrutasítástól eltérő intézkedés. Az eltérést súlya, gyakorisága és következménye alapján értékeljük.

Nem minden eltérés igényel azonos intézkedést: egyszeri adminisztratív hiba esetén elegendő lehet a korrekció és az ismételt oktatás, míg szándékos dokumentumhamisítás vagy súlyos jogosultsági probléma azonnali leváltást és vizsgálatot indokolhat.

A javító intézkedés célja nemcsak az adott hiba rendezése, hanem az ismétlődés okának csökkentése. Ilyen lehet az őrutasítás pontosítása, a szolgálati beosztás módosítása, ismételt helyszíni oktatás, technikai eszköz javítása, hozzáférési jogosultság módosítása, gyakoribb vezetői ellenőrzés, munkatárs leváltása, alvállalkozó felszólítása vagy cseréje, illetve a szerződéses feladat pontosítása. A végrehajtást indokolt esetben utóellenőrzéssel vizsgáljuk.

Megbízói visszajelzés

A megbízó kapcsolattartójával rendszeres vagy eseményhez kötött egyeztetés tartható. Az egyeztetés tárgya lehet a szolgálat tapasztalata, a helyszín működésének változása, ismétlődő esemény, dokumentációs igény, létszám vagy szolgálati idő módosítása, technikai fejlesztés, új kockázat, illetve a javító intézkedés eredménye. A visszajelzés alapján a szolgáltatást a szerződéses és jogszerű keretek között módosítjuk.

Nyilvántartás és valós vállalások

Az ellenőrzési és eseménydokumentumok megőrzési idejét az adatkezelési cél, a szerződés, a jogszabályi kötelezettség és az esetleges jogi igény alapján határozzuk meg. A dokumentációhoz csak az arra jogosult személy férhet hozzá.

A Viking Security kizárólag olyan ellenőrzési gyakoriságot, riportálást, válaszidőt vagy szolgáltatási szintet vállal, amelyet az adott megbízás erőforrásai és szerződéses feltételei mellett ténylegesen biztosítani tud. A konkrét szolgáltatási mutatókat az ajánlatban vagy a szerződésben határozzuk meg.