A szolgáltatással kapcsolatos panasz és a visszaélés-bejelentés nem ugyanazt a célt szolgálja, ezért elkülönített eljárásban kezeljük őket. Szolgáltatási panasz lehet például egy késés, kommunikációs probléma, hiányos dokumentáció vagy nem megfelelő helyszíni magatartás. Visszaélés-bejelentés olyan jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre, mulasztásra vagy más súlyos szabálytalanságra vonatkozhat, amelynek bizalmas kivizsgálása indokolt.

A belső visszaélés-bejelentési rendszert a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló jogszabály keretei szerint működtetjük. Az alábbi határidők és eljárási lépések ezt a jogszabályi keretet követik.

Szolgáltatási panasz

Panaszt tehet a megbízó, a megbízó munkatársa, látogató, partner vagy más olyan személy, akit a Viking Security szolgáltatása közvetlenül érint. Panasz lehet különösen a nem megfelelő kommunikáció, a késedelmes szolgálatváltás, a pontatlan vagy hiányos dokumentáció, az udvariatlan magatartás, a helyszíni szabályok nem megfelelő alkalmazása, az elmulasztott visszajelzés, a szolgálati feladat hiányos teljesítése, valamint a számlázási vagy kapcsolattartási probléma.

Panasz benyújtása

E-mail: vikingteamkft@gmail.com
Postacím: Viking Security Team Kft., 3531 Miskolc, Győri kapu 24/B
Telefon: +36 20 480 6966

A panaszban célszerű megadni az érintett helyszínt, az esemény időpontját, a probléma rövid leírását, az érintett személyt (ha ismert), a rendelkezésre álló dokumentumot vagy bizonyítékot, a kapcsolattartási adatot és az elvárt rendezési módot. A kivizsgáláshoz csak a szükséges adatokat kérjük.

A panasz kivizsgálása

A panasz beérkezését visszaigazoljuk, amennyiben a panaszos elérhetőséget adott meg. A vizsgálat során szükség szerint áttekintjük a szolgálati dokumentációt, meghallgatjuk az érintett munkatársakat, egyeztetünk a megbízóval, ellenőrizzük a rendelkezésre álló technikai adatokat, megvizsgáljuk az őrutasítást és a szerződéses feladatot, majd javító intézkedést határozunk meg. A panaszost a vizsgálat eredményéről a szükséges adatvédelmi, munkajogi és titoktartási korlátok figyelembevételével tájékoztatjuk.

Visszaélés-bejelentés

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre, mulasztásra, illetve más visszaélésre vonatkozó információ jelenthető. Bejelenthető különösen:

korrupció vagy vesztegetés;
jogtalan előny elfogadása;
lopás, sikkasztás vagy csalás gyanúja;
valótlan szolgálati dokumentáció;
jogellenes foglalkoztatás;
adatvédelmi vagy információbiztonsági visszaélés;
zaklatás vagy súlyos diszkrimináció;
összeférhetetlenség eltitkolása;
hatóság vagy megbízó szándékos megtévesztése;
engedély nélküli vagy jogosulatlan munkavégzés;
súlyos munkavédelmi szabályszegés;
jóhiszemű bejelentővel szembeni megtorlás.

Ki tehet bejelentést?

A vonatkozó szabályok szerint bejelentést tehet többek között jelenlegi vagy korábbi munkavállaló és más foglalkoztatott, kiválasztási folyamatban részt vevő személy, egyéni vállalkozó, szerződéses partner, alvállalkozó vagy beszállító, tulajdonos vagy vezető tisztségviselő, gyakornok és önkéntes, valamint az, aki a felsorolt szerződéses kapcsolatok létrehozását megkezdte, vagy akinek a kapcsolata már megszűnt.

A bejelentés módja

Bizalmas visszaélés-bejelentés az alábbi csatornákon tehető:

E-mail: vikingteamkft@gmail.com — a tárgy mezőben kérjük feltüntetni: Bizalmas visszaélés-bejelentés
Postai úton: Viking Security Team Kft., 3531 Miskolc, Győri kapu 24/B — a borítékon: „Bizalmas visszaélés-bejelentés – kizárólag a kijelölt kezelő részére”
Személyesen: előzetes időpont-egyeztetés alapján a bejelentési rendszer kezelőjénél.

A bejelentési csatornához kizárólag a bejelentések kezelésére kijelölt, pártatlan személy fér hozzá. Ha a bejelentés őt vagy a társaság ügyvezetését érinti, a bejelentés a jogszabályban meghatározott külső csatornán is megtehető.

A bejelentés tartalma

A gyorsabb és megalapozottabb vizsgálat érdekében célszerű megadni, hogy mi történt, mikor és hol, ki lehet érintett, van-e tanú, milyen dokumentum vagy más bizonyíték áll rendelkezésre, és fennáll-e további veszély vagy sürgős intézkedési igény. A bejelentőnek nem kell saját vizsgálatot végeznie vagy bizonyítékot jogellenes módon megszereznie.

Azonosítás nélküli bejelentés

A bejelentő dönthet úgy, hogy személyazonosságát nem közli. Az azonosíthatatlan személy által tett bejelentés kivizsgálása a vonatkozó feltételek szerint mellőzhető, különösen akkor, ha a közölt információ nem elegendő a vizsgálathoz. Ha azonban a bejelentés súlyos, konkrét és más módon ellenőrizhető körülményt tartalmaz, a rendelkezésre álló adatok alapján megvizsgálható. A személyazonosság megadásának hiánya megnehezítheti a pontosítást és a vizsgálat eredményéről történő tájékoztatást.

Visszaigazolás és kivizsgálás

Az írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül visszaigazolást küldünk a bejelentőnek, ha ehhez megfelelő elérhetőséget adott meg. A bejelentést a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, főszabály szerint legfeljebb harminc napon belül vizsgáljuk ki. Különösen indokolt esetben a vizsgálat meghosszabbítható; a vizsgálat és a bejelentő tájékoztatásának teljes időtartama ekkor sem haladhatja meg a három hónapot. A meghosszabbításról, annak indokáról és a vizsgálat várható befejezéséről a bejelentőt tájékoztatjuk.

A vizsgálat mellőzése

A vizsgálat a jogszabályban meghatározott esetekben mellőzhető, például ha a bejelentést azonosíthatatlan személy tette és az érdemben nem vizsgálható ki; ha a bejelentést nem az arra jogosult személy tette; ha ugyanaz a bejelentő ugyanazt az ügyet új információ nélkül ismételten bejelenti; vagy ha a vizsgálatból eredő jogkorlátozás nem állna arányban az ügy jelentőségével. A vizsgálat mellőzéséről és annak indokáról a bejelentőt — ha elérhető — tájékoztatjuk.

Bizalmas kezelés és a bejelentő védelme

A bejelentő személyazonosságát és a bejelentés tartalmát a vizsgálathoz szükséges körben kezeljük. A bejelentésben érintett személyt tájékoztatni kell az őt megillető jogokról, de ez nem járhat a bejelentő személyazonosságának jogosulatlan felfedésével. Az ügy irataihoz csak a vizsgálatban részt vevő, arra feljogosított személy férhet hozzá. A kivizsgáláshoz nem szükséges személyes adatot nem kezeljük, illetve szükség szerint töröljük.

A jogszerűen és jóhiszeműen tett bejelentés miatt a bejelentőt nem érheti hátrányos intézkedés. Tilos különösen felmondással fenyegetni, kedvezőtlenebb beosztásba helyezni, megfélemlíteni, zaklatni, előléptetésből vagy képzésből kizárni, szerződéses kapcsolatát megtorlásként megszüntetni, illetve jó hírnevét szándékosan sérteni. A védelem nem terjed ki arra, aki tudatosan valótlan információt közöl, vagy a bejelentési rendszert más személy zaklatására használja.

Az érintett személy jogai

A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat során megilleti a tisztességes és pártatlan eljárás, a rá vonatkozó állítások megismerésének lehetősége (a vizsgálat érdekeinek figyelembevételével), álláspontjának előadása, bizonyíték benyújtása, személyes adatainak védelme, valamint az ártatlanság vélelméhez hasonló, előítéletmentes kezelés. A bejelentés ténye önmagában nem bizonyít szabályszegést.

A vizsgálat eredménye

A vizsgálat alapján megállapítható a bejelentés megalapozatlansága, sor kerülhet folyamat vagy dokumentáció módosítására, ismételt oktatásra, munkajogi vagy szerződéses intézkedésre, kármegelőző vagy helyreállító intézkedésre, adatvédelmi incidens kezelésére, a megbízó tájékoztatására, illetve hatósági bejelentésre vagy feljelentésre. A bejelentőt az eredményről és a megtett vagy tervezett intézkedésekről a jogszabályi, adatvédelmi és titoktartási korlátok között tájékoztatjuk.

Külső bejelentési lehetőség

A belső csatorna igénybevétele nem zárja ki a jogszabályban meghatározott külső vagy hatósági bejelentési lehetőségeket. Közérdekű vagy visszaélés-bejelentés az Alapvető Jogok Biztosának Hivatala által működtetett védett elektronikus rendszerben is benyújtható.